Les 5 principes essentiels pour toujours être efficace

Etre efficace en toute circonstances, oui mais comment ? Les livres d’organisation personnelle énoncent tout un tas de principes pour être efficace. Pourtant, il est difficile de les avoir tous en tête en chaque instant.

Si vous ne devez en garder que 5, ne gardez que ceux là. A vouloir s’organiser parfaitement, on s’impose tout un tas de principes qu’on finit par ne jamais respecter, tant notre tête est remplie de principes à retenir, d’habitudes à prendre, etc…

Au final cela va a l’encontre de la simplicité dont il est nécessaire de faire preuve pour être efficace.

Si vous ne devez retenir que 5 principes, donc, retenez ceux-ci. Ce sont les 5 essentiels qui ont changé ma vie et le permettent aujourd’hui d’accomplir mes rêves et ne plus les laisser stagner mes projets :

1. Avoir toujours outil de prise de note à portée de main : essentiel pour noter vos idées en tout instant et surtout ne pas perturber l’avancement du travail en cours en s’éparpillant.

2. Se Donner un nombre fini de taches à exécuter chaque jour. Et leur attribuer une durée. Visualiser une échéance pour la réalisation de la journée est essentiel pour se sentir capable d’accomplir ces tâches. Une liste trop longue est décourageante et encourage la procrastination.

3. Dissocier la planification et l’action.
Quand on se lance dans la réflexion sur son organisation personnelle, on a vraiment tendance à passer beaucoup de temps à essayer de s’organiser plutôt que d’agir réellement. Cette phase est essentielle et mérite qu’on y passe du temps pour clarifier et simplifier l’action, mais en aucun cas elle ne s’y soustrait. Sachez programmer des plages pour la planification, mais surtout des plages pour l’action !

4. Commencer par ce qu’on n’a pas envie de faire. Définitivement. C’est certainement le principe les plus évidents mais qu’on contourne en se donnant de fausses excuses. Parcequ’on croit être plus efficace le lundi que le mardi, ou après 17h par exemple. Faites en un principe de base : commencez la journée par exécuter les 3 tâches les plus pénibles, et ne faites rien d’autre tant que vous ne les avez pas finies.

5. Préparer les journées du lendemain la veille, ou la soirée en fin de journée, etc…
Profitez d’être en activité pour finir la journée qui s’écoule en préparant celle du lendemain. De cette manière vous attaquerez la journée en ayant tout de suite une liste prédéfinies de choses à faire et ne vous perdrez pas dans une mise en route laborieuse.

Et 5 principes Complémentaires…

A ces 5 principes essentiels, on peut ajouter les 5 suivants qui les complètent et permettent de progresser encore plus vite :

6. Mesurer le progrès et non le temps passé 
Chaque jour, mesurez le nombre de tâches accomplies et non le temps passé a réellement travailler (ou a faire semblant). Apprenez a faire la différence entre faire semblant d’être occupé et libérer du temps en étant réellement efficace.

7. Découper toutes vos actions en taches réalisables en un temps défini (30mn, 45mn…)
C’est un principe plus personnel mais sans attribuer une durée finie et courte (environ 30 à 45mn), il m’est difficile de me lancer dans l’exécution d’une tâche. Ou en tout cas d’une tâche « obligatoire », une des trois que je réalise en premier dans ma journée de travail.

8. Ne pas ouvrir sa boite mail avant d’avoir fini le trois plus chiantes. Ni les réseaux sociaux…
C’est un principe de base mais on est souvent perturbés par l’arrivée de mails intempestifs ou l’envie d’aller vérifier une réponse a telle ou telle demande. Si vous êtes complètement accrocs aux mails, utilisez-les comme récompense pour avoir bien travaillé ! Fermez toutes vos boites mails, si votre activité vous le permet déconnectez vous d’internet et travaillez ! Une fois seulement vos taches accomplies, accordez vous une « pause mail d’une demi heure »

9. Quand on ouvre la boite, on vide tout et on traite !
Quitte à devoir attendre pour ouvrir sa boite mail, autant profiter une fois ouverte pour tout traiter en masse. Prenez une demi heure ou une heure s’il le faute, mais traitez les urgences, les demandes nécessitant une réponse rapidement, et inscrivez ceux demandant une action de votre part dans votre todo liste.

10. Commencer petit, les habitudes viennent naturellement…
Une habitude prend du temps à s’installer, et demande de la régularité. N’essayez pas de vouloir faire tout, tout de suite. Commencez petit, le simple fait de savoir quand planifier ou agir, découper ses taches en actions réalisable dans un temps imparti, commencer la journée en abattant les tâches les plus pénibles, et préparer la journée du lendemain dès la veille vous rendront déjà beaucoup plus efficace. Commencez par 2 taches pénibles le matin, puis trois, puis quatre…le tout est de savoir laisser s’installer votre système tranquillement…et d’augmenter la dose petit à petit