Comment ne pas se perdre dans les outils de gestion des tâches ?

Quand on commence à mettre en place une organisation un tant soit peu évoluée, on a vite tendance à se perdre dans les outils de gestion des tâches. Qu’ils soient papier, mobile, desktop, il existe une multitude de logiciels, applications ou possibilités pour gérer nos tâches.

Il est alors essentiel de pouvoir choisir un système et surtout de s’y tenir

Nombreux sont ceux qui échouent ou consacrent un temps trop important au choix des outils de gestion des tâches au détriment de l’action.

Alors avant tout il convient de se poser quelques questions : Voici quelques éléments sur lesquels il faut réfléchir avant de statuer sur un outil…définitivement :

Le produit doit il avoir un visuel attrayant ?
Cette question parait anodine mais nous sommes nombreux à agir sous l’impulsion d’un déclencheur visuel, un graphisme ou une mise en page, une ergonomie qui nous fait visualiser instantanément la tâche a accomplir et nous donne même envie d’y aller sans retenue.

Pour une utilisation plutôt nomade ou sédentaire ?
La question de l’utilisation en route, au bureau, à domicile est importante selon l’essentiel des tâches que vous avez à accomplir. Nous sommes souvent confinés dans un bureau derrière un pc, mais aujourd’hui, il est possible de synchroniser ses listes avec un Smartphone pour les avoir toujours à portée de main, ce qui s’avérer pratique pour consulter ses listes en cas de déplacement.
Si vous optez pour le numérique, le confort d’un écran de pc ou d’une tablette est bien meilleur qu’une utilisation complètement nomade via un Smartphone, il faudra donc réfléchir a cette question.

Papier ou numérique ?
Les logiciels de gestion des tâches sont parfois complexes et on s’y retrouve parfois bien mieux avec un simple papier et crayon, en élaborant nos listes dans un carnet qu’on aura toujours à portée de main.
L’inconvénient de l’utilisation papier intervient surtout quand on doit déplacer une idée d’une liste à une autre, par exemple d’une liste de projets à une liste d’action en cours. La où un simple copier-coller permet d’effectuer ces actions instantanément, la solution papier nécessitera souvent de recopier des choses déjà écrites..

Modulable à souhaits ?
Parce que quand on commence à découper ses tâches, objectifs, projets, il est intéressant de pouvoir définir soi même les catégories, de les faire évoluer, de les déplacer, …
Un jour on fait des listes par contexte, un autre plutôt par échéancier ou jour de la semaine, et ainsi de suite.
Il est parfois utile de pouvoir organiser ses listes a souhait, ou classer les idees dans des dossiers que l’on peut ressortir par la suite.
Bref ce point est totalement lié à votre façon d’utiliser l’outil.

Il est essentiel de se poser ces questions avant de commencer à implémenter toute méthode d’organisation quelle qu’elle soit. Car elle conditionnera le choix du ou des outils que vous utiliserez pour mettre en place la méthode.

Quelques outils triés sur le volet selon les catégories :

  • Pour un utilisateur de Mac et/ou possesseur d’Iphone, alors Omnifocus est un excellent outil. C’est une application orientée GTD qui reprend les aspects essentiels de la méthode. La seule application Iphone vaut le détour et peut se suffire à elle même, mais la synchronisation avec la version desktop et l’utilisation sur Mac au quotidien en font vraiment une solution idéale.
  • Pour un utilisateur de PC ou multiplateforme (PC au bureau, Mac a la maison par exemple…), ayant plutôt besoin d’un solution type bureautique, alors Thinking rock est aussi un très bon outil. C’est également une application qui permet d’implémenter la méthode GTD, qui as le gros avantage de la portabilité et qui en plus est gratuite.
    De plus, pour les possesseurs d’Iphone il existe une appli qui se synchronise avec la version Desktop.
  • Pour les plus réfractaires à toute forme de technologie quelle qu’elle soit, alors l’Orgabook d’Orgacity, qui est une excellente façon d’implémenter la méthode GTD facilement sur un support papier.

Finalement…
Finalement peu importe l’outil, l’essentiel est de choisir un système qui convient à vos besoins , en se posant au préalable les bonnes questions pour faire un choix unique et surtout s’y tenir.
On passe souvent bien trop de temps a vouloir tester toutes les subtilités des logiciels de gestion des tâches, quand un simple bloc note windows bien utilisé suffit souvent largement a couvrir l’ensemble de nos besoins…